ووافق الاجتماع على تشكيل لجنة إشرافية عليا برئاسة د. بن حبتور، ومستشار رئيس المجلس السياسي الأعلى – رئيس اللجنة العليا لدعم الأقصى العلامة محمد مفتاح نائبا لرئيس اللجنة. وعضوية نائب رئيس الوزراء لشؤون الأمن والدفاع الفريق جلال الرويشان والخدمات والتنمية الدكتور حسين مقبولي والرؤية الوطنية محمود الجنيد.
كما تضم ​​اللجنة امين المجلس السياسي الاعلى الدكتور ياسر الحوري ورئيس الوفد الوطني المفاوض محمد عبد السلام ورئيس قطاع التعليم والثقافة والاعلام حسن الساعدي ووزراء في الحكومة. تصريف أعمال الحكومة الخارجية المهندس هشام شرف، والتعليم العالي والبحث العلمي حسين حازب، والدولة لشؤون مجلسي النواب والشورى الدكتور علي أبو حليقة والاتصالات. تكنولوجيا المعلومات، المهندس مسفر النمير، دولة، د. حامد المجاجي، نواب وزير الخارجية، حسين العزي، الخدمة المدنية والتأمين، عبد الله المؤيد، التعليم العالي، د. علي شرف الدين، التخطيط والتنمية الدكتور عبد السلام المحضاري، ومسؤول الملف الفلسطيني في أنصار الله حسن الحمران.
واتفق المجتمعون على تشكيل لجان فرعية للمؤتمر وهي العلمية واللغوية والإعلامية والتنظيمية والاستقبالية، بالإضافة إلى اختيار الدكتور أحمد سند مقرراً للمؤتمر، وحمود شرف الدين متحدثاً رسمياً باسم المؤتمر، و الدكتور أحمد العواني منسقاً عاماً للمؤتمر.
وكلف الاجتماع وزير الإعلام في حكومة تصريف الأعمال ضيف الله الشامي رئيس اللجنة الإعلامية بإعداد الخطة الإعلامية للمؤتمر.
كما تم تكليف الإعلام العسكري بالبدء بإعداد فيلم وثائقي حول مختلف الخلفيات المتعلقة بالاحتلال الصهيوني لفلسطين، يسلط الضوء على جرائمه ومجازره المستمرة بحق الفلسطينيين منذ أكثر من 75 عاما حتى العدوان الأمريكي الصهيوني على غزة، مع تسليط الضوء على الدور البطولي لفصائل المقاومة الفلسطينية في مواجهة العدو الصهيوني والمكاسب الكبيرة التي حققتها لصالح الفلسطينيين. القضية الفلسطينية واستعادة الأراضي العربية الفلسطينية المحتلة.
وفي اللقاء الذي حضره مدير جامعة صعدة الدكتور عبدالرحمن الحمران بين رئيس جامعة البيضاء الدكتور أحمد العرامي أن عدد العناوين المقدمة حتى الآن للمشاركة في المؤتمر بلغ 71 عنواناً ألقاب لباحثين يمنيين وعرب.
وأشار إلى اقتراح إشراك نخبة من الشخصيات الدينية والسياسية والإعلامية والثقافية والأكاديمية المعروفة بمواقفها الداعمة للقضية الفلسطينية وإدانتها للاحتلال الصهيوني من الدول العربية والإسلامية والأجنبية.
كما وافقت اللجنة بحضور مدير مكتب رئيس مجلس الوزراء طه السفياني ورئيس لجنة الاستقبال – وكيل وزارة الارشاد صالح الخولاني على مقترح اشراك المقترح. ووجه باتخاذ الإجراءات والترتيبات التي تكفل مشاركتهم الفعالة سواء لمن تمكنهم ظروفهم من القدوم إلى صنعاء أو عبر تقنية الاتصال المباشر عبر شبكة الإنترنت. .
وأكد الحضور أن اللجنة العلمية برئاسة الدكتور عرفات الرميمة ستكمل مهامها وتحكيم وتقييم الأبحاث وأوراق العمل المشاركة، لافتين إلى أهمية قيام اللجان الفرعية بإعداد خططها بشكل شامل لمناقشتها في المؤتمر. الاجتماع القادم تمهيدا للموافقة عليها.
وشدد د. بن حبتور على أهمية الإعداد النوعي للمؤتمر، الذي يرتبط بالقضية المركزية للأمة، فلسطين، وتحقيق التكامل والانسجام في أداء جميع اللجان الفرعية.
وأشار إلى ضرورة تضافر جهود مختلف الأطراف المعنية وذات الصلة للوصول إلى المؤتمر بالشكل الذي يليق بالقضية الفلسطينية وأهمية عقده في منعطف تاريخي تمر به فلسطين وهي تحقق أهدافها في مناصرة القضية الفلسطينية. القضية ودعم فصائل المقاومة.
وتطرق رئيس الوزراء المكلف إلى ضرورة إبراز المواقف المبدئية والمشرفة لصنعاء وكافة أبناء الشعب اليمني الداعمة للقضية الفلسطينية والوقوف إلى جانب الظلم الكبير الذي يتعرض له شعب قطاع غزة.
حضر اللقاء عدد من المسؤولين في الجهات المعنية والجهات ذات العلاقة.